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专业秘书(行政管理人员)综合技能提升训练课程
 
讲师:田淼 浏览次数:428

课程描述INTRODUCTION

专业秘书综合技能提升培训

· 秘书文员

培训讲师:田淼    课程价格:¥元/人    培训天数:2天   

日程安排SCHEDULE



课程大纲Syllabus

专业秘书综合技能提升培训

【课程背景】
专业秘书(及行政管理人员,以下均简称秘书)工作以其特殊性,在企事业单位、政府机关行政管理的重要作用愈发凸显,秘书职业的社会化、知识化、专业化发展也对秘书职业从业者提出了更高的期望与要求。进入信息化社会,以计算机为代表的信息技术带给人们工作、生活快捷、方便的同时,国人的汉子书写能力及文章写作与水平,在迎接挑战的同时,也带来了更多有利于行政管理办公现代化的契机。提高秘书职业从业者综合性、多元化能力,不仅可以提升从业者的个人素质能力,而且对于社会具有带动和示范意义。
【课程收益】
通过课程学习、实训及辅导实现如下目标效果:
1、明确各级行政管理人员的职业发展方向
2、学会编写自己的岗位说明
3、明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识
4、学会奠定非领导的“领导“地位
5、运用流程化管理技能提升行政管理工作水平
6、有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率
7、规范文档管理为企业运营发挥重要作用
8、提升商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力
9、学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
10、了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象
【课程对象】政府机关、企事业单位从事行政、秘书工作人员等
【课程时间】2天-3天(12-18课时)
【培训方式】视频教学、案例分析、小组研讨、角色扮演、游戏互动

【课程提纲】
开场
致欢迎词及课程介绍
引导: 你所了解的秘书工作(行政管理工作)有哪些?
一、秘书工作角色认知及职能认知
1、秘书的角色认知:
狭义及广义之分; 
秘书机构的地位:中枢辅助;综合办事;外联窗口;“不管部”;枢纽。
秘书机构的基本职能:辅助领导,办理事务。
.秘书工作的内容
.秘书工作的一般特征
秘书工作的本质特征
秘书工作的基本规律
秘书与领导的关系
2、秘书工作职能使用指导思想
坚持“三服务”的指导思想:为本级领导服务,为各部门服务,为员工与客户服务。
办公室主任的主要职责:辅助决策  处理事务 协调管理 工作把关
.决策和辅助决策:决策准备阶段、预案设计阶段、方案优选阶段、决策实施阶段

二、新时期秘书必备的素质
1、基本素质要求:
职业道德:任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、开拓创新
  秘书礼仪修养与形象:宽容的原则、敬人、自律、遵守、适度、真诚、从俗、平等
交际原则:白金法则:以对方为中心的三A法则:
1.Accept 接受 2.Appreciate欣赏 3.Admire赞美
秘书的知识与技能结构:视野开阔,基础厚实;能力全面,特长突出;熟练掌握现代信息技术,具备良好的语言文字表达能力,敏于思考,勤于办事
2、部分重要工作分解及演练:

A、接待工作
案例:接待与电话带来的经济效益?    
接待工作的意义1.展示形象的重要窗口2.牵线搭桥的主要形式3.获取信息的有效渠道。
接待工作的原则:1.诚恳热情2. 讲究礼仪3.细致周到4.俭省节约,按章办事
5.保守秘密6.对口接待,分工负责。
秘书接待中交往与位次礼仪(全程演练):
1.形象礼仪
2.介绍礼仪
3.名片礼仪
4.握手礼仪
5.位次礼仪(含车辆座次、会议座次等)
6.行进指引礼及电梯礼仪
7.就餐礼仪
案例演练:
事先约定同等级别客户拜访案例(选用)
未经预约不知情况客户拜访案例(选用)

B、办公自动化、网络及电话通信礼仪
体验:打开你的微信,看看你是什么人?
避免简单低级错误重复发生
邮件处理及注意事项(邮箱、QQ)
即时对话注意事项(微信、即时通话工具)
自媒体发布注意事项(微信、微博、博客)
电话通信注意事项
当面交流注意事项
案例演练:
与本公司其他部门邮件沟通事务案例(选用)
公司突发事件朋友知晓询问案例(选用)

C、会议与会务组织工作
研讨:这次会议你怎样准备到位?
会议的含义:有组织、有领导的集会议事。
会务工作原则:充分准备、严密组织、周到服务、勤俭节约、安全保密、提高效率。
会议筹备工作流程1.拟定会议预案2.起草会议文件3.发出会议通知4.联系会议住地和会场5.制作会议证件6.布置会场7.安排会议报到8.安排预备会议会场9.做好会议筹备工作的有效措施。
秘书的会议准备:人员、资料、设备、预判及结果追踪
会议组织工作1.会场签到2.分发会议文件3.组织会议记录4.编印会议简报或情况反映 5.组织选举6.安排参观活动 7.组织文娱活动8.安排合影 9.会议新闻通稿10.会议文件回收11.会议文件归档12.掌握会议贯彻落实情况13.会议经费结算
案例演练:
本公司月度经济活动分析会召开案例(选用)
供应商年度会议安排案例(选用)

D、领导服务及下周工作日程安排
案例:一份领导的日程安排表
计划先行(先领导后部门、先主要后次要、先大会后小会、先紧急后长远)
日程提醒及突发事件注意事项
洗手间礼仪
与领导交谈的艺术
着装的区分原则
案例演练:
公司3 位老总下周工作日程安排表(选用)
张总正在开会中,公司突发事件汇报流程案例(选用)

E、文书撰拟与公文处理
提问:最常用的办公室公文是什么?
.党政机关公文定义
.公文处理工作定义
文章与文体
写作及规律
公文写作特点与规范
常用文体实训(选用撰写)
(1)知识要点讲解及案例分析
(2)应用训练
(3)作业辅导
1)通知、通告、通报
2)会议记录与会议纪要
3)请示与报告
4) 计划与总结
5) 领导讲话
6) 文化内刊等

F、办公室信息工作
探讨:你最经常看内部刊物的什么内容?
信息的特性
.办公室信息工作的基本要求
应该具备的若干信息意识
调查研究及其程序
调查研究的基本类型及常用的调查方法
案例演练:
根据所给出的资料,拟写一篇近期生产情况的调研报告。

3、秘书各项工作流程及工具包:
(1)辅助领导决策的工作流程
(2)沟通协调关系的工作流程
(3)信息处理工作流程
(4)文件管理流程
(5)日常事务安排、督导流程
(6)一般会议议程、安排流程
(7)领导外出安排流程
(8)接打电话的礼仪规范
(9)接待来访礼仪“三步曲”
(10)握手礼的三步法

三、秘书工作综合事务管理
1、沟通协调及有效沟通方法
体验:无声的游戏
与领导沟通
与同事沟通
协调领导之间关系
协调部门之间关系
协调外部与企业之间关系
案例演练:
两个部门在工作会议后的争执
2、文书处理七件事
故事:一份文件的自白
收文处理、发文处理、文书清退、文书立卷、文书归档、文书销毁
印信管理、
案例演练:
一份文件的产生及生效

3、办公室日常事务管理
视频:一个白领的一天
制度管理
环境管理
资源管理
效率管理
日常事务及人事管理
案例演练:
办公室晨会
4、行政后勤与安保管理
讨论:办公室管理设备知多少?
车辆及办公设备管理
领导及一般值班管理
信访及档案管理
食堂宿舍管理
环保绿化管理
消防保卫管理
商业秘密保护及网络安全管理
案例演练:
视当天学员情况而定

5、突发事件管理
组织抢救(平息事态)、报告情况、保护现场、善后疏导、调查处理、总结重建。
案例演练:
办公楼发生的火灾
课程回顾+结束
在课程中,我学到了什么,什么能够马上拿到工作中运用?
课程回顾,分享交流
表达期望、祝福

专业秘书综合技能提升培训


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