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中国企业培训讲师
付款业务中的舞弊风险预防
 
讲师:马军生 浏览次数:2016
 引文--由于市场竞争日益激烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差异巨大、多种不同性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等原因,导致企业采购-付款业务变成了舞弊风险的高发区。笔者将分上下两期介绍采购-付款业务中的企业实践中常用的预防舞弊风险的方法。   由于市场激烈竞争导致卖

引文--由于市场竞争日益激烈导致大量产品从卖方市场向买方市场转变、市场上的产品质量差异巨大、多种不同性质的经济体并存以及社会诚信体制的不健全等等原因,导致企业采购-付款业务变成了舞弊风险的高发区。笔者将分上下两期介绍采购-付款业务中的企业实践中常用的预防舞弊风险的方法。

  由于市场激烈竞争导致卖方市场向买方市场转变使得采购-付款环节成为舞弊风险的高发区。作为企业运营管理中的一项重要业务循环,采购-付款中各个环节都存在着潜在的舞弊风险。其中,商业贿赂尤为严重。作为企业管理者对此应当有充分的认识。
  由于采购项目范围广阔,不同的采购项目和不同的采购环节就要采取不同的预防措施。同时,这些预防措施需要配合使用方能生效。企业采购事项主要包括:生产原材料采购、外协加工产品采购、设备采购、备品备件采购、工程材料采购、各种服务如保险、水电气、软件、甚至外包项目等。
  企业采购与付款循环从实践的角度看,主要可以分成六个环节,分别是:供应商开发、签订采购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款。这六个环节中每个都有其关键控制点。其实在这六个业务环节外,还有一个非常重要的贯穿业务全部的业务就是内部计算机网络系统。笔者将结合各个业务环节中存在的舞弊风险谈一谈预防的措施和方法。
1、组织牵制法
  预防舞弊风险的一个重要措施就是建立组织牵制。这在财务会计领域中已经普遍得到采用。在采购领域中,同样需要采用组织牵制法。组织牵制应当包含在全部以上六个采购环节中。
  例如,在供应商开发环节,为了预防传统的供应商开发中的舞弊行为,目前企业普遍采用供应链管理模式。建立合格供应商目录清单并且规定从目录中选择供应商。在开发供应商过程中,采购部门的职责受到严格限制。决定采购那家企业的产品,主要取决于负责供应链开发的质量工程师。根据企业的质量管理规定,负责供应链开发的质量工程师将负责对拟进入企业供应商目录的商家或厂家进行全面的质量评审。类似通用福特一类的大公司,其质量工程师具有否决不合格厂家进入供应商目录的权利。这样做的目的就是通过引进质量部门,将采购过程中的供应链开发的部分职权分散到非采购部门,从而达到内部牵制的目的。
  同时,在决定供应商是否能进入企业的供应商目录过程中,为了预防质量工程师的舞弊,由企业成立的由多个部门组成的采购管理委员会将最后共同做出决定。目前许多大型企业会根据实际情况成立一个跨部门的采购管理委员会。该委员会通常由采购部、财务部、质量部以及物流部等有关部门及公司高层主管人员组成,采取合议方式决定企业的重大采购业务,主要包括:确认合格供应商、批准重大采购合同、讨论付款计划等。再比如,在下达采购订单环节,许多企业将该权力划归到物流部门。采购部完成签署采购合同后,具体下达订货数量的职权就划归到五物流部门。在验收货物环节,则检验的权利又转到质检部门和物流部共同行使。在确定应付账款和支付货款环节,确认应付款的权利由生产部门(或物流部门)和财务部门共同行使;支付货款则由财务部依据公司财务政策和采购委员会确定的付款计划办理付款。
  因此说,组织牵制控制法贯穿于整个采购-付款循环之中。主要是通过分散职权、部门牵制和多重决策的办法为舞弊的发生设置重重障碍,这种看似繁琐的方式会在实际运营中提高着整个企业的运营效率并降低成本。
2、多家询价,集中供应商
  众所周知,*采购除了容易导致供货不稳定的风险外,还是导致采购舞弊的重要原因。为此,当前的一些跨国企业通常会在确定供应商前展开多家询价的过程。通过对众多潜在供应商进行全面考察后,确定一到两家供应商为企业供货。这个政策本身就具有预防采购舞弊风险的作用。多家询价,可以提高找到*供应商的机会;集中供应商,则可以扩大采购数量达到降低采购成本和简化采购管理的目的。过去那些采用太多供应商供货的办法,虽然表面看来可以提高供货稳定性,增加供应商之间的竞争从而降低采购成本。但从长远来看,并不利于企业。当供应商数量太多后,每家得到的配额都不多,其后果就是质量下降并且演绎出剧情复杂的舞弊大戏。在保证供货稳定的前提下,集中供应商应当是预防采购舞弊风险的重要手段。把握好*采购与集中采购的度,是企业制定采购政策要考虑的关键。
3、利益冲突回避
  作为内部控制的重要政策和措施,利益冲突回避也同样适合采购-付款循环的各个业务环节。企业内控部门和人事行政管理部门,应当定期对企业所有敏感岗位的员工进行利益冲突调查。在采购-付款循环中的各个业务岗位的员工当然也是被调查对象。这里的人员包括:所有采购部采购业务人员;设备管理部的设备工程师;质量部参加供应商开发的质量工程师、质量检验人员、理化室分析化验人员;物流部的库房管理员、过磅称重人员;生产部领料人员(或者物流部生产现场领料人员);财务部所有会计人员包括ERP系统电脑录入人员。在招聘上述岗位业务人员前,人力资源部业务人员应当对拟招聘人员进行利益冲突调查。当上述人员和供应商以及公司内部的上级主管人员之间存在潜在利益冲突关系时,公司就应当要求这些业务人员回避。而这些业务人员自己也应当主动提出回避要求。关于《利益冲突调查》笔者曾经在以往的内控交流文章中有过介绍。这里特别需要注意处理好这种情况:当个别处于关键岗位、具有特殊技能的主管或专家,如果和供应商之间存在潜在利益冲突关系时,通常的做法是该业务人员的意见仅作为参考,或者根据实际情况引入第三方进行判断。
4、采购人员保证书和员工自律声明
  在预防采购舞弊风险中,职工的自律承诺特别是采购业务人员的事先保证是其中的一个重要措施。企业内控主管人员应当根据各个业务环节,针对风险不同分别起草业务人员保证书格式,然后对业务人员进行培训。最后由业务人员签署归档。
  涉及到采购-付款循环的承诺主要有采购人员保证书和员工自律申明。在这些保证书和申明中,主要内容是针对行业和业务中存在的潜在舞弊风险和业务事项,事先对业务人员的行为进行特别规范,这和企业管理程序中的要求有一定不同,但构成管理程序的一部分。采购人员保证书主要针对采购人员特别设计。内容主要包括:承诺遵守公司内控管理政策,遵守和供应商、代理商的交往原则、收礼政策,遵守信息发布规矩等。特别要对自己违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。保证日后不出现处罚难以落实的情况。
  企业可以根据本行业的采购环境、行业特点以及过去经常发生的舞弊情况等具体设计。保证采购人员和相关业务人员对内控政策事先有充分的了解。对于高级管理人员则通常需要填写自律申明;对网络管理人员(企业内部网管人员)则要有职业自律申明。采购人员保证书和员工自律申明以及网管人员职业自律申明对采购-付款业务中的六个业务环节都具有预防舞弊风险的作用。
5、员工行为守则
  在跨国公司中,企业通常会在内部制定一套员工行为守则。其中的一部分如收取礼品政策和公共关系处理规定中,都会明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂。员工行为守则对包括采购业务人员在内的全体员工均有效。该政策也对整个采购-付款环节有效。
6、舞弊案件举报规定
  为了预防各种舞弊行为产生,企业也会建立特别的舞弊案件举报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门会设立了一个舞弊案件举报中心,接受来自企业员工或外部相关单位和人员的举报。这里包括来自供应商的举报。
  举报中心可以分为:企业内部举报中心和总部举报中心。总部举报中心通常可以由内控部、总部纪检监察等有关部门联合组成。举报中心的有关联系方法应当在企业内部予以公布。也应该列入企业与供应商签署的阳光协议中。当供应商在和企业相关业务人员处理各个业务过程中,如果发现企业员工利用职权对供应商提出不合理的利益要要求时,或者在供应商在决绝了员工的非法要求后,受到该员工的无理刁难等情况,则可根据刁难者的级别情况分别向不同的中心提出举报。对于涉及企业高层管理者或主管采购业务的管理者,供应商可以直接向集团举报中心举报。舞弊案件举报规定同样对全部采购-付款环节有效。
7、访问供应商制度
  作为控制和预防采购舞弊风险的重要政策,企业应该制定内控和内审人员对供应商进行访问的规定。企业除了高层领导总经理、主管采购副总经理和财务总监要定期或不定期访问供应商外,内控人员或者内部审计人员也应当在检查审计过程中,对被审计单位的供应商进行随机抽查访问。
  内控人员访问供应商可以直接了解供应商对被审计企业相关人员的看法。内控人员在访问供应商时,将告知供应商关于有关人员访问的具体规定。如果供应商向内控人员举报的情况经调查后确认属实,被审计企业的相关业务人员将立即被调离工作岗位并受到纪律处分。绝不能给企业员工留下日后报复供应商的机会。内控或内审人员直接访问供应商,可以从特殊渠道对本企业员工遵守企业规定起到监督和威慑作用。内控人员访问供应商机制可以对采购-付款循环中的各个主要业务环节的舞弊风险产生预防作用。
8、日常业务处理程序或政策
  在企业制定的一系列预防舞弊风险的政策措施中,其实最重要的措施就是日常的业务处理程序或政策。有许多程序和政策一开始的目标通常是为了解决成本、效率和质量控制方面的问题。但是,在实际运用这些管理程序时,对这些程序或政策只要稍加调整就可以起到预防潜在舞弊风险的作用。
  就预防采购-付款循环中的舞弊风险来说,这些业务处理程序或政策就有许多,包括:
  (1)采购政策中的“货比三家”原则。即对企业的重大采购事项,应当进行多家比价然后择优选择。该政策的初始目的是为了采购到质量与成本匹配最合理的产品,从而在选择供应商时采取的一项政策。但是后来发现,这样做的好处还可以预防*采购所形成的舞弊风险。作为当前国际上采购中的主流政策规定,多家询价已经被大多数企业所采用。
  (2)质量管理中的档案管理规定。为保持对购买产品的质量进行追溯,企业要求采购部对所有购买的产品建立供应商档案。这种供应商档案的建立,可以避免采购业务人员垄断采购信息,从而预防采购人员和供应商之间建立非正常的业务关系。
  (3)各种质量标准和检验程序。建立企业的生产质量标准,原来的目的是为了控制产品质量。但是,在验收供应商的产品质量时,这些质量标准可以在一定程度上预防供应商和检验人员形成特殊关系。
  (4)5S管理。所谓”5S”管理是指生产过程中的一种现场管理办法。5s来自日文seiri(整理)、seiton(整顿)、seiso(清扫)、eiketsu(清洁)、shitsuke(修养)发音的第一个字母“s”,所以统称为5s。5s活动不仅能够改善生产环境,还能提高生产效率、产品品质、员工士气,其实还有预防包括采购舞弊风险的作用。5S 通常会被使用在库房管理过程中。整洁良好的库房环境,可以有效预防货物验收环节的潜在舞弊风险。
  (5)精益生产管理思想。所谓精益思想是“组织和管理产品开发、作业、供应商和客户关系的业务系统,与过去的大量生产系统相比,精益生产以消耗较少的人力、空间、资金和时间制造最少缺陷的产品以准确的满足客户的需要” 。在具体实施精益生产过程中,减少存货是其中的一个重要内容。为了达到降低存货的目的,企业必须实行包括按订单生产方式购买原材料,预防产生超额存货。这里除了有降低存货提高存货周转率的作用外,精益生产思想还可以在一定程度上预防采购-付款循环中的订货环节潜在的舞弊风险,主要是超额采购风险。最求多卖产品扩大销售数量是供应商的基本目的,下达订单的业务人员为此通常容易和供应商形成特殊的利益关系。
  (6)库房管理程序。在库房的收发检验规定中,有许多规定直接具有预防存货收发过程中的舞弊风险的作用。这里包括:度量衡的检查、称量规定;货物理化指标取样、分析和鉴定规定;贵金属和危险化学品库房的收发管理规定;露天堆场的管理规定等等。这里特别要强调的是对供应商不合格品的让步接受管理规定等等。
  (7)采购合同审核程序。企业对采购合同设置内部审核程序,一方面可以避免和供应商之间日后产生的各种商务纠纷的风险,但同时也具有约束采购部业务人员和供应商之间的行为。
  (8)采用先进的内部网络管理系统。这里包括:ERP生产管理系统和OA自动化办公系统。ERP生产管理系统可以有效控制存货数量,采用这个系统将形成以订单拉动生产并下达采购订单。从而有效控制超额采购问题。OA系统可以将授权审批落实到具体的业务处理过程中。在采购-付款循环中的各个业务环节中,业务处理和审批人员将通过预设的权限处理各自的业务。以上所举的例子只是一部分,这些例子说明,在制定企业的相关业务管理程序和规定时,如果事先就考虑到预防舞弊风险问题,那么就能有过执行这些业务程序达到控制和预防舞弊风险的作用。
  笔者要特别说明,上述各种方法和措施没有那个方法是*有效的,必须根据本企业自身的实际情况配伍使用。发生在企业层面的一些舞弊问题,需要站在国家层面、社会道德层面和公司治理的高度来考虑解决。近来看到国家在提倡整治商业贿赂问题上的严厉态度,对于预防企业采购活动中的舞弊风险具有非常重要的震慑作用。
采购-付款业务中的舞弊风险预防(下)
买方市场导致企业采购付款业务变成了舞弊风险的高发区。上期笔者介绍了企业实践中为应对采购付款业务环节舞弊风险的一些具体方法,如组织牵制法多家询价、集中供应、利益冲突回避等。本期笔者将就介绍其他预防舞弊方法与读者展开讨论。
企业釆购与付款循环从实践的角度看,在供应商开发、签订釆购合同、下达采购订单、验收货物、确定应付账款、支付货款这六个环节中每个都有其关键控制点。找到关键控制点并实施有效监控是确保预防舞弊风险的重要因素。
  招标采购中的“预后”措施
  企业为了降低采购成本,防止*釆购中的舞弊风险,通常会对大宗采购实行公开招标。招标釆购主要用于供货商开发环节,为此企业应当对招标釆购进行程序化管理。但是一个有趣的现象是,管理层为了预防某种舞弊风险而制定某个管理规定时,这个管理规定同时又会成为舞弊风险的高发对象。招标釆购政策就是典型的例子。招标釆购可以在一定程度上预防*釆购的风险。但是招标过程又成为舞弊的高发区。类似的ERP系统和OA办公自动化管理系统等也都具有这样的特点。这一点要特别引起注意并设计相应的“预后”措施。
  如同时针对内部人员和外部供应商的约束性措施供应商阳光协议。所谓“阳光协议”就是指由企业和外部供应商之间签署的,为了预防企业内部人员和供应商业务人员之间出现灰色交易的书面约定。这个协议要求供应商必须严格遵循商业道德,在公开、公正和公平的条件下和企业业务人员进行沟通。阳光协议将事先对供应商和本企业交往的行为进行规范。如果供应商采取不合法或不符合商业道德的手段处理与企业的业务,则企业将对该供应商实施相应的制裁。这里包括但不限于降低采购数量、予以批评处罚,直至取消其投标资格或供应商资格。
  作为负责任的企业,应当从政策上规定,所有列入供应商清单的企业都必须签署阳光协议。阳光协议应当定期调整并列入供应商档案之中。凡是拒绝和企业签署阳光协议的供应商,将考虑取消其供应商资格。阳光协议中通常也会公布企业舞弊案件举报中心联系人和通讯方法。当供应商发现企业业务人员对其提出非法利益要求时,可以向该举报中心进行举报。阳光协议的有效范围将包括签署釆购合同、下达釆购订单、货物验收以及支付货款等各个釆购环节。
  集中采购政策
 企业一方面要求通过建立组织牵制对釆购业务实行多头介入,但同时又必须规定集中釆购政策。确保所有采购尽可能集中由釆购部负责办理。企业应当明确规定,所有釆购合同必须统一由釆购部负责签署。
  在实践中,许多企业并没有完全做到这一点。一些企业将釆购业务进行分割,导致经办采购业务多元化。例如设备釆购、办公用品釆购、工程改造项目采购、电脑软件采购等,进行分割,全部交由设备部、IT部门或行政部门各自办理。这种多头釆购的结果非常容易产生舞弊风险。对于涉及到一些具有高科技、技术性要求很高的设备和备品配件采购,尤其容易产生失控现象。
  集中釆购的核心要点是:由釆购部代表公司统一签署釆购合同。涉及高科技、专业性极强的设备或工程项目的釆购,釆购部应当组织相关部门专业人员共同参加合同谈判,但釆购合同的主管部门必须是釆购部。针对一些非常小的零星釆购,确实无法做到集中由釆购部办理的情况,也应当由釆购部授权其他部门办理釆购。例如零星办公用品、普通软件产品等。对于大型集团公司来说,更应当根据实际条件尽量釆用集团统一釆购的办法对大宗物资实行统一釆购。这样做一方面可以有效降低采购成本,同时也可以预防各自为战在釆购中形成的舞弊风险。当然集团统一采购也应当制订严格的釆购控制程序。
  制订严格的采购合同审核程序
  企业在制定统一釆购政策后,同时应当制订套规定釆购合同的内部审核程序。釆购合同内部审核程序应当根据不同的釆购事项和金额筹情况分别确定不同的审核环节。
  设备釆购、中项人宗原材料釆购、年度釆购、外协加工釆购、工程项目釆购等,需要确定不同的审批环节。设备釆购等涉及技术性要求高的项目,应当有专业工程师对技术条款进行审核;复杂的大型安装项目甚至需要聘请外部专家参与审核;外包合同需要有相关部门业务人员进行审核;重大釆购合同需要有内部法律顾问审核;所有合同均应当接受财务部的审核等等。总之釆购合同中的技术条款、商务条款、纠纷处置条款和付款条款应当分别由不同的部门负责审核并提出纠正意见。釆购合同内部审核程序除了预防与供应商之间产生的外部风险外,同时也具有预防内部采购业务人员的舞弊风险。
  外包业务
  当市场化、专业化、信息化和全球化达到一定高度后,为了更好地配置资源,提高效率,许多跨国公司都在开展各种外包业务。外包业务的原意是为了提高公司运营效率,降低成本,将一些非核心业务交由专业公司去做。例如有些公司将原来自己的车队和仓库储运货物统一交给第三方物流公司负责;一些公司将工薪发放也交由第三方会计师办理;企业保险业务大量外包给保险经纪人等。
  可以说,外包业务将是未来企业运营方式大调整的重要标志。利用现代信息技术,可以将专业化分工推进到更高的层次,企业运营管理将不断简化。这种外包业务本身就具有预防釆购舞弊风险的作用。
  购买雇员忠诚保险
  以前笔者在讨论保险与内控的关系中曾对此提到保险在预防舞弊风险方面的作用。而雇员忠诚保险正好具有预防舞弊风险的作用。根据雇员忠诚保险的保障范围,该保险主要就是保障企业(投保人)由于其雇员不忠实行为(包括舞弊行为)给企业造成的损失。就釆购业务而言,如果雇员利用权利做出损害企业利益的活动,企业可以向保险公司提出损失索赔。为了达到索赔的目的,企业从一开始就应当对各种可能造成损失的舞弊行为进行分析并提出预防措施,包括记录和鉴定办法。
  例如如果釆购业务人员利用权利和供应商勾结,合伙欺诈公司以不合理的价格购买产品后,给公司造成损失者,公司就可以依据损失情况(通常会有法院或公安机关的判决鉴定)向保险公司提出索赔。这个措施对整个釆购付款循环有效。
  新型采购合作方式
  在预防釆购舞弊风险的诸多手段中,前面曾提到过当前主流企业多以多家询价规定以避免*釆购中容易产生的舞弊风险。但是,如果企业和这些*供应商釆用结成战略联盟这种新型合作方式后,则情况又将发生重大变化。一些跨国企业在制定运营政策包括釆购政策时,已经考虑和供应商之间建立新型的合作关系利益共享机制。
  在汽车制造行业,这种合作方式尤其普遍。汽车主机厂会和各个零部件供应商就新开发的产品供应达成利益共享和风险共担协议。各个零部件供应商直接参与主机厂的研发过程。当新车型开发成功后,参与合作的零部件供应商也同时分享主机厂的成果。这方面的合作典范是日本的丰田汽车。为此丰田汽车和各个零部件供应商之间形成了以丰田为中心的一个独特的生态圈。一种制造业中的生物链。这种生态圈除了可以提高合作效率,强化相互关系形成合力外,还具有预防采购舞弊风险的作用。这种战略联盟式的采购合作关系可以看成是集中采购的更高层次。
  财务付款政策
  在釆购付款业务循环中,有关财务方面的舞弊风险主要集中在应付账款确认和货款支付两个环节中。供应商销售了货物,最关心的就是日后是否能及时收回货款。由于竞争的关系,特别是当企业因为各种原因处于资金相对紧张时期,供应商会对收款问题尤为关注。为了及时拿到销售货款,供应商通常会釆取各种措施对相关业务人员展开公关活动。腐败舞弊问题也就此产生。
  在买方市场条件下,一些管理不善的企业人员就会利用负责供应商销售上账的条件和支付到期货款的权利从事舞弊活动。一些资金短缺的企业,反而成为个别财务人员谋取个人利益的有利条件。为此企业内部应当对使用供应商货物上账过程(主要是ERP系统的数据录入)做出程序规定。事先确定上账的前提条件和登记入账的时间规定。在确定应付供应商货款时,应当制定付款计划。付款计划将根据企业的实际现金状况,采购合同规定以及供应商重要性等若干因素制定。付款计划通常由财务部编制,然后经过釆购管理委员会审核后由总经理批准执行。企业应该从政策上对采购人员介入釆购付款做出明确的规定,严格禁止采购业务人员为供应商联系催促货款。支付货款业务由财务部按照付款计划安排支付。
  以上介绍的各种预防釆购舞弊风险的方法,也还只是众多办法中的部分。还有比如对釆购付款业务展开专项内部审计、内控检查等。笔者要特别说明,上述各种方法和措施没有那个方法是*有效的,必须根据本企业自身的实际情况配伍使用。发生在企业层面的一些舞弊问题,需要站在国家层面、社会道德层面和公司治理的高度来考虑解决。
  采购付款业务中的舞弊风险只是企业舞弊风险的一部分。根据风险转移理论,一些企业的釆购舞弊风险正在向销售收款业务领域转移。舞弊风险的不断转移,正像人体癌细胞扩散一样损害企业的正常运营,因此从理论上说,舞弊风险在短期内难以根除。


转载:http://www.hylpc.com/zixun_detail/1409.html
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